Planification d'un événement de golf

Organisez l'événement avec le terrain de golf :

Si la société paie pour le golf, demandez-lui ce qu'elle paie et ce dont le golfeur est responsable. En plus des droits d'entrée sur les greens, il peut y avoir :Balles de golfLocation de chaussuresLocation de clubsBalles de golfGants de golf

Lorsque vous inspectez un terrain de golf dans l'un de vos ports d'escale, assurez-vous de vérifier les points suivants

• Y a-t-il un terrain de golf ? Combien coûtent les balles de golf ? Quelle est la procédure d'achat des jetons ?
• Où peut-on se procurer des boissons/aliments ? Goûtez ou regardez la nourriture

et les boissons et obtenez des précisions sur ce qui est inclus - assurez-vous que c'est suffisant. La meilleure façon de gérer les boissons est d'avoir une glacière personnelle sur chaque voiturette, avec de l'eau, du soda, du jus et de la bière. Cela vaut le coût supplémentaire, surtout dans les Caraïbes.

• Des boissons ou même de l'eau sont-elles disponibles sur le parcours ? Où ? Si vous êtes sur un chariot de boissons, combien de fois viendront-ils vous voir pendant une partie de golf ?
• Combien de temps à l'avance le parcours a-t-il besoin des appariements ? Marqueront-ils chaque chariot avec les noms des golfeurs ou devrons-nous fournir une carte nominative ?
• Y aura-t-il des "bagagistes" pour aider à transporter les clubs et quel est le montant du pourboire ou des frais standard ?
• Le terrain dispose-t-il d'un "ranger" qui accélère le jeu ou aide les golfeurs si nécessaire ?

Le transport :

• Envoyez les clubs par camion ou fourgon séparé au moins 30 minutes avant les golfeurs. NE PAS placer les clubs sur le même transfert que les golfeurs car ils n'auront pas le temps de se préparer sur le terrain pour mettre leurs clubs sur leur chariot.
• En ce qui concerne le transport des golfeurs, il dépend du nombre de golfeurs, mais même dans les grands groupes, il est préférable de les envoyer en taxi - avec leur quadruple, et dans l'ordre de leurs départs. À leur arrivée sur le terrain, ils peuvent être envoyés par le starter, et le flux sera plus facile que si tous les golfeurs arrivaient en même temps. Les mêmes taxis peuvent les attendre après le parcours et les quatuors peuvent être renvoyés au bateau pour terminer leur parcours. Si tous reviennent dans le même bus, les premiers arrivés doivent attendre les derniers.

À l'avance :

• Désignez un ou plusieurs membres du personnel pour s'occuper des événements de golf et de la logistique des clubs. Assurez-vous que votre personnel sait exactement ce que l'entreprise paie et ce que le golfeur est censé payer. Remettez-leur également un plan de travail pour chaque parcours avec tous les arrangements clairement détaillés.
• Si vous attendez plus de 10 golfeurs, il est préférable de prévoir une salle privée, fermée à clé, à bord du navire pour le stockage des clubs. Donnez aux golfeurs des étiquettes facilement identifiables qui doivent être placées sur les sacs avant l'arrivée sur le navire, et prévenez le personnel du navire que les sacs spécialement étiquetés seront livrés directement à la salle de stockage. Si vous proposez de jouer au golf dans plusieurs ports, marquez les étiquettes à l'avance, afin de savoir quels sacs seront retirés du stockage dans chaque port. Le service le plus luxueux que vous pouvez offrir aux golfeurs est de transporter leurs sacs à leur place dans chaque port.
• Expliquez la procédure aux golfeurs par écrit et soyez précis : leurs clubs sont leurs bébés et ils seront soulagés de savoir quelle est la procédure.
• Créez un manifeste de golf pour chaque port, en incluant les joueurs dans l'ordre alphabétique avec le numéro de cabine, ainsi que des feuilles de jumelage. Même si vous n'avez pas les paires, apportez des formulaires vierges à remplir à bord du navire.

A bord du navire :

• Avant le départ, demandez au personnel du golf de vérifier les sacs par rapport au manifeste et de contrôler l'arrivée de tous les sacs. Ne retirez pas les valises/sacs de voyage des clubs. Il est plus facile de transporter les clubs lorsqu'ils sont couverts, sinon les clubs tomberont des sacs. Certaines personnes voudront transporter leurs propres sacs dans leur chambre pour les garder en sécurité. Contactez les personnes dont les sacs ont disparu pour savoir si elles ont décidé de garder leurs clubs dans leur chambre. Demandez-leur si elles préfèrent que nous nous occupions de leurs sacs - souvent, elles retournent le sac sur place pour que vous en preniez soin. Prenez des dispositions avec les stewards pour qu'ils soient disponibles pour déplacer les clubs dans les véhicules de transfert à une heure précise.

Le jour de l'événement :

• Le personnel du golf doit se rendre tôt dans la salle de stockage pour rencontrer le steward et superviser le mouvement
• Le personnel de golf doit se rendre sur le terrain avec les sacs pour vérifier le parcours et préparer les chariots. Le personnel doit avoir le manifeste, une copie de la feuille de jumelage et des notes sur le plan de travail
• Le personnel doit se rendre au lieu de rencontre prévu pour accueillir les golfeurs et les escorter jusqu'aux véhicules de transfert
• À votre arrivée, le personnel du golf doit rechercher votre contact sur le terrain et vérifier au préalable les points suivants :
• Les voiturettes de golf, alignées et en attente, avec la carte d'identité appropriée, la carte de score, le crayon, la clé de la voiturette et tout ce que vous avez négocié (serviette de golf, glacière, etc.)
• Exigences en matière de denrées alimentaires et de boissons
• Vérifiez l'emplacement des toilettes, de la boutique du pro, du snack-bar
• Vérifiez l'emplacement du terrain de golf et préparez les informations (coûts/procédures) à l'arrivée des golfeurs.
• Décidez du lieu de stockage des housses de sacs de golf

Lorsque les golfeurs arrivent :

• Le personnel accueillera le véhicule de transfert et guidera les golfeurs jusqu'à leur voiturette. Les golfeurs doivent être informés de la disponibilité de nourriture/boissons sur le parcours, des règles spéciales sur le parcours (règles concernant les chariots, terrains en réparation, etc.), du stockage des housses de sac, de l'emplacement des toilettes, de la boutique du pro, etc. et du transfert de retour à la fin de la partie.
• Pendant que les golfeurs sont sur le terrain :
• Au moins un membre du personnel doit rester avec les golfeurs. Demandez à votre contact sur le terrain de golf une voiturette de golf (qui doit être comp.) pour se rendre sur le terrain et enregistrez-vous avec les golfeurs à l'arrivée des golfeurs :
• Lorsque les chariots reviennent du 18e trou, guidez les golfeurs jusqu'à leurs housses et laissez-les mettre leurs propres clubs en sac. Prenez leurs clubs et arrangez-les pour le véhicule de transfert (ou amenez-les directement au véhicule s'il est en attente).
• Informer les golfeurs du transport de retour et, si le transfert n'est pas immédiatement disponible, les guider vers le snack-bar ou un endroit pratique pour attendre l'arrivée des véhicules.