Cruise Contract Terminologie voor Groepen

De contractvoorwaarden voor groepen variëren van cruisemaatschappij tot cruisemaatschappij, maar de meeste voorwaarden zijn vrij standaard binnen de cruise-industrie. Hieronder staan enkele typische voorwaarden die u kunt verwachten in groepscruiseovereenkomsten.

Accommodaties & Prijzen

In dit gedeelte wordt het totale aantal kamers voor de groep in elke prijscategorie aangegeven en wordt traditioneel weergegeven op basis van een dubbele bezetting, aangezien de kamerprijzen meestal per persoon worden opgegeven op basis van een dubbele bezetting. Ook worden hier meestal eenpersoonsbezettingsprijzen en/of beperkingen gedefinieerd.

Derde en Vierde Gasten

De meeste schepen bieden specifieke kameraccommodaties aan die een derde en/of vierde gast kunnen herbergen (triple/quad bezetting). Deze optie is niet beschikbaar in het hele schip, omdat de cruisemaatschappij moet voldoen aan de veiligheidsvoorschriften voor de accommodatie van extra gasten.

Er geldt een gereduceerd cruisetarief voor derde en/of vierde gasten in een kajuit die varieert per cruisemaatschappij, vaarrichting en leeftijd van de gast. De tarieven voor baby's en kinderen zijn aanzienlijk lager dan die voor volwassenen.

Routebeschrijving

De geplande reisroute voor de groep staat meestal op de groepsafspraken. De cruisemaatschappijen geven echter consequent aan dat de geplande vertrek- en aankomsttijden niet gegarandeerd zijn en dat een deel van de reisroute onderhevig is aan veranderingen als gevolg van weersomstandigheden, navigatie- en/of veiligheidskwesties, enz.

De route is niet onderhandelbaar voor groepen, tenzij ze een volledig schip charteren met voldoende tijd om alternatieve havenarrangementen veilig te stellen. Grote afwijkingen van de geplande routes zijn de uitzondering en niet de regel. Cruisemaatschappijen rekenen soms een extra vergoeding voor het aanpassen van de standaard route voor een volledig schip.

Voorzieningen

In dit deel van het contract worden de overeengekomen voorzieningen voor de groep beschreven, zoals een cocktailreceptie, een welkome voorziening in elke kamer bij aankomst van de gasten, etc., evenals eventuele toepasselijke voorwaarden met betrekking tot de overeengekomen voorzieningen, zoals een minimum aantal groepsgasten.

Cruises bieden standaard insluitsels voor alle gasten, zoals alle maaltijden, buffetten en snacks die worden geserveerd in de belangrijkste eetgelegenheden van het schip; een verscheidenheid aan dagelijkse activiteiten en evenementen, evenals nachtelijk entertainment. Voor groepen kan het privégebruik van de openbare ruimten/lounges en audiovisuele apparatuur zonder huurkosten worden gereserveerd op de meeste cruisemaatschappijen (op basis van beschikbaarheid), evenals koffiepauzes die meestal slechts een minimale opzetkosten hebben voor privé-evenementen.

Belastingen en vergoedingen van de overheid

Er zijn verschillende belastingen en kosten verbonden aan cruises die variëren per cruisemaatschappij, hoeveel aanloophavens de cruise heeft, per cruisebestemming, enz. Deze belastingen en kosten komen bovenop het opgegeven cruisetarief, zijn onderhevig aan wijzigingen tot de dag van vertrek en worden niet als verhandelbaar beschouwd.

Bodembedekking

Gratuia voor diensten van bepaalde medewerkers aan boord van het schip, (meestal uw steward en hoofd ober van de eetzaal, kelner en assistent-kelner), worden als een vast bedrag per dag per gast in rekening gebracht en dienen vooraf te worden betaald, samen met de accommodatie en de belastingen/vergoedingen. De bedragen die in rekening worden gebracht kunnen per cruisemaatschappij variëren en zijn hoger voor suites vs. niet-suite kameraccommodaties.

Betalingsschema

Volledige betaling voor alle kamers, belastingen/prijzen, fooien aan boord van het schip en gevraagde voorzieningen met een kostprijs is vereist voorafgaand aan het varen voor de cruise-programma's. Een betalingsschema is opgenomen in elke groepsovereenkomst en kan variëren per cruisemaatschappij, maar ook naar gelang de grootte van de groep en/of het aantal overnachtingen. Cruisemaatschappijen hebben meestal normen vastgesteld met betrekking tot de betalingsschema's en de verschuldigde bedragen, maar sommige cruisemaatschappijen zijn bereid om per geval kleine aanpassingen te doen om tegemoet te komen aan specifieke behoeften.

Afvloeiings- en annuleringsbeleid

In dit gedeelte worden de van toepassing zijnde afvloeiingsregelingen (groepsgrootteverlaging) en annuleringsregelingen, die per cruisemaatschappij verschillen, uiteengezet. Dit beleid is meestal gebaseerd op de historische gegevens en trends van de cruisemaatschappij voor al haar schepen en bestemmingen en varieert op basis van de grootte van de groep, de lengte van de cruise en/of de bestemming van de reis en zijn allemaal gerelateerd aan de datum van het verzoek tot vrijgave van de ruimte. Het verloop wordt meestal stapsgewijs weergegeven, waarbij een bepaalde hoeveelheid korting is toegestaan zonder vergoeding en een vast of procentueel bedrag wordt vastgesteld voor kamers die boven het toegestane aantal worden vrijgegeven.

"Overmacht"

Overmacht betekent letterlijk "grotere kracht" en wordt in contracten vaak gebruikt om een partij te ontheffen van aansprakelijkheid als een onvoorziene gebeurtenis buiten de controle van die partij hem verhindert zijn verplichtingen uit hoofde van het contract na te komen. Veel cruisemaatschappijen nemen overmacht in hun contracten op, maar een paar cruisemaatschappijen doen dat met opzet niet.

De cruisemaatschappijen die geen overmacht in hun contracten opnemen, geven er de voorkeur aan om dergelijke omstandigheden per geval te behandelen. De cruisemaatschappijen die dergelijke taal wel opnemen, gebruiken deze om de beperking van de aansprakelijkheid van de cruisemaatschappij te schetsen als de cruise zou worden geannuleerd of gewijzigd als gevolg van omstandigheden buiten de controle van de cruisemaatschappij en de toepasselijke remedie voor een dergelijke gebeurtenis, die over het algemeen beperkt is tot een terugbetaling van de betaalde gelden vanaf de datum van annulering. Dit is een zeer gevoelig gebied van contracten en als industriestandaard zijn de belangrijkste cruisemaatschappijen in de sector niet bereid om de taal wederzijds te gebruiken.

Toepasselijk recht

Zoals gebruikelijk bij alle soorten overeenkomsten, wordt in de meeste contracten de staat of locatie van het hoofdkantoor van de uitgevende instelling vermeld als de staat waarop de overeenkomst van toepassing is; en over de staat van jurisdictie kan zelden worden onderhandeld.

Contract voor het vervoersbewijs

Elke cruisemaatschappij heeft een eigen standaardticketcontract (dat door verschillende maatschappijen met verschillende namen wordt genoemd), waarin de rechten, verantwoordelijkheden en beperking van aansprakelijkheid tussen de cruisemaatschappij en de individuele reiziger zijn vastgelegd. Dit lijkt op de kleine lettertjes op de achterkant van een vliegticket en geldt voor alle individuele gasten die op een van de schepen van de cruisemaatschappij varen.

Dit contract staat los van de groepsovereenkomst. Het wordt vaak genoemd en opgenomen in de overeenkomst als een begrip van de toepasselijke voorwaarden door de individuele gasten van de groep en is zelden of nooit bespreekbaar. Of het nu wel of niet in de groepsovereenkomst is opgenomen, het is een verplicht onderdeel van het documentenpakket van de individuele reiziger en dient als de voorwaarden van de cruisegang van de reiziger.

Verlies van inkomsten aan boord

Wat helpt om de cruisetarieven zeer betaalbaar te houden, is dat een deel van de omzetprognoses van de cruisemaatschappijen gebaseerd is op de producten en diensten die de gasten aan boord van het schip kopen, zoals barservice, excursies aan wal, foto's, spa/salondiensten, enz. Wanneer de cruisemaatschappij een blok kamers reserveert voor een groep, verwachten ze dat een grote meerderheid van de kamers op basis van een dubbele bezetting zal zijn.

Wanneer een groep een hoog percentage eenpersoonskamers heeft, zullen veel cruisemaatschappijen een toeslag beoordelen ter compensatie van de vermindering van de inkomsten die tijdens de vaart zullen worden verdiend. De hoogte van deze toeslag kan sterk variëren, maar is meestal gemiddeld $45 tot $50 per dag per eenpersoonskamer en is in aanvulling op het geldende tarief voor een eenpersoonsaccommodatie.

Op dezelfde manier, als een organisatie met een full-ship charter verwacht minder dan de volledige capaciteit aan boord te brengen, wordt vaak een verlies aan inkomsten aan boord in rekening gebracht voor het verschil tussen het werkelijke aantal gasten dat vaart en de opgegeven bezettingsgraad. Specifieke bezettingsverwachtingen voor een groeps- of full-ship charter moeten tijdens de offertefase worden besproken om te onderhandelen over de beste voorwaarden voor de organisatie.