Zakelijke bijeenkomsten op zee

Fiscale aftrekbaarheid voor vergaderingen en congressen

Terwijl bedrijven al jaren gretig gebruik maken van cruises voor hun incentiveprogramma's, missen ze de boot als het gaat om andere soorten zakelijke bijeenkomsten. Dit is meestal te wijten aan vermeende fiscale obstakels. Zo kan een bedrijf werknemers, onafhankelijke aannemers of klanten meenemen op een cruise en de daaraan verbonden kosten als normale kosten voor het zakendoen belasten, maar moeten de deelnemers de belastingdruk voor de reële marktwaarde van de ontvangen cruisevoordelen op zich nemen.

Het betalen van de belasting is meestal acceptabel voor deelnemers aan een incentive cruise die vol zit met vrije tijd, persoonlijke erkenning en nieuwe ervaringen, maar het is minder wenselijk voor deelnemers om belasting te betalen op een zakenreis die gedomineerd wordt door een zeer gerichte, serieuze vergaderagenda met weinig persoonlijke tijd (zelfs als het aan boord van het schip is).

Een alternatief voor bedrijfssponsoring op zee:

Om de belastingdruk voor uw deelnemers te vermijden, is er een radicale oplossing: als het sponsorbedrijf ervoor kiest om de belastingaftrek niet te nemen, is er geen belastingdruk om door te geven aan de deelnemers. Aangezien cruiseprogramma's (zonder voordeel van enige belastingaftrek) meestal minder kosten dan een vergelijkbaar vakantieprogramma waarbij het belastingvoordeel is verdisconteerd, is dit een keuze die het overwegen waard is.

Wanneer de deelnemers hun eigen weg betalen:

U kunt een cruise gebruiken om sizzle toe te voegen aan uw zakelijke bijeenkomst, zonder de zakelijke aftrek die uw aanwezigen nodig hebben te verliezen. Hier zijn enkele ideeën die we met de belastingdeskundigen hebben uitgetest (de gedeeltelijke aftrekbaarheid hiervan wordt bepaald door de belastingwetartikelen 162 & 274):

• Alaska 7-daagse cruise, gecombineerd met 3 dagen voor- of nabespreking in Vancouver/Anchorage hotels.
• QE2 Trans Atlantic Crossing, in combinatie met een conferentie in Londen. (Gedeeltelijk aftrekbaar op basis van het dubbele van de federale dagvergoeding voor zakenreizen).
• Hawaii Cruise, 7-nachten op een in de VS geregistreerd schip in Amerikaanse wateren, aftrekbaar tot $2000 per congresbezoeker.
• Yacht-achtige 100-passagiersschepen uit de VS cruisen over de Amerikaanse Maagdeneilanden, Alaska, het Koloniale Zuiden of Florida's Fairways, met tot $2000 aftrekbaar voor ontmoetingsplatformen.
• Cruise naar Bermuda of havens in het "Caribbean Basin Initiative" met ontmoetingen aan de wal.

Heeft u professioneel belastingadvies nodig om de gevolgen van vergaderingen op zee voor uw groep te evalueren? Neem dan contact op met Howe & Hutton (312)263-3001. Zij zijn algemeen adviseur voor zowel MPI als SITE en vertegenwoordigen meer dan 200 verenigingen en Fortune 500-bedrijven.

Copyright Landry & Kling.